Das Wichtigste
Die Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land, aber fast jede Rechnung sollte Folgendes enthalten:
- Das Wort „Rechnung“ (oder die Bezeichnung, die Ihr Land verlangt).
- Name oder Firma, Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens.
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Name und Anschrift des Kunden sowie dessen USt-IdNr. bei Geschäften zwischen Unternehmen, wo erforderlich.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer.
- Das Rechnungsdatum und das Datum der Lieferung oder Leistung.
- Beschreibung, Menge und Preis jeder Position.
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie den Gesamtbetrag.
- Fälligkeit und Zahlungsweg.
Rechnungen nummerieren
Jede Rechnung braucht eine eigene Nummer, und die Nummern sollten fortlaufend und lückenlos sein. Finanzbehörden in vielen Ländern achten auf Lücken, weil eine fehlende Nummer auf einen nicht erfassten Umsatz hindeuten kann. Wenn Sie eine Rechnung stornieren, behalten Sie die Nummer und stellen eine Stornorechnung aus, statt sie zu löschen.
Einfache Formate funktionieren am besten: eine laufende Nummer (RE-0001, RE-0002), ein Jahrespräfix, das jedes Jahr neu beginnt (2026-001), oder ein Kundenkürzel (ACME-014). Unser Generator schlägt automatisch die nächste Nummer vor, basierend auf Ihrer zuletzt heruntergeladenen Rechnung.
Daten und Zahlungsbedingungen
Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung. Die Fälligkeit ist der Tag, an dem Sie die Zahlung erwarten. Die Zahlungsbedingungen beschreiben den Zeitraum dazwischen. Die gängigsten sind:
| Bedingung | Bedeutung |
|---|---|
| Sofort fällig | Die Zahlung wird bei Erhalt der Rechnung erwartet. |
| 7, 14 oder 30 Tage netto | Die Zahlung ist 7, 14 oder 30 Tage nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. |
| Zum Monatsende | Die Zahlung ist am Ende des Monats fällig, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. |
| 2 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen | 2 % Nachlass bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst der volle Betrag innerhalb von 30 Tagen. |
Schreiben Sie immer ein konkretes Datum zusätzlich zur Frist. „Fällig am 14. März“ ist schwerer misszuverstehen als „30 Tage netto“.
Positionen formulieren
Bei den Positionen entstehen die meisten Rückfragen. Beschreiben Sie jede so, dass auch jemand ohne Projektkenntnis sie versteht.
- Statt „Designarbeiten“ schreiben Sie „Gestaltung der Startseite, zwei Korrekturschleifen“.
- Bei Arbeit nach Stunden: Stunden als Menge, Stundensatz als Einzelpreis.
- Ergänzen Sie Daten oder Referenzen, wenn Sie viele ähnliche Positionen abrechnen, etwa Liefertermine oder Ticketnummern.
- Teilen Sie große Aufträge in Abschnitte auf, damit der Kunde sieht, was jeder Teil kostet.
Steuer hinzufügen
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, weisen Sie Steuersatz und Steuerbetrag getrennt vom Preis aus. Benennen Sie die Steuer so, wie es in Ihrem Land üblich ist; in unserem Generator klicken Sie auf USt. und ändern es zum Beispiel in MwSt.
Für manche Fälle gelten besondere Regeln. Kleinunternehmer in Deutschland weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern fallen oft unter das Reverse-Charge-Verfahren mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Da diese Regeln länderspezifisch sind, prüfen Sie die Vorgaben Ihres Finanzamts oder fragen Sie eine Steuerberatung.
Kunden im Ausland abrechnen
Vereinbaren Sie die Währung vor Beginn der Arbeit. In der Währung des Kunden abzurechnen ist für ihn bequem, aber Sie tragen das Wechselkursrisiko. Rechnen Sie in Ihrer Währung ab, trägt es der Kunde.
- Geben Sie die Währung eindeutig an. „USD“ statt „$“ verhindert Verwechslungen mit kanadischen oder australischen Dollar. Unser Generator kann Währungscodes anzeigen.
- Nennen Sie die Bankdaten für eine Auslandsüberweisung, etwa IBAN und SWIFT/BIC.
- Vereinbaren Sie, wer die Bankgebühren trägt, und erwähnen Sie es in den Bedingungen.
Die Rechnung versenden
Verschicken Sie Rechnungen als PDF. Sie sehen auf jedem Gerät gleich aus und lassen sich nicht versehentlich ändern. Nutzen Sie einen klaren Betreff wie „Rechnung RE-0042 von Studio Lumen, fällig am 14. März“ und adressieren Sie die Rechnung an die Person, die bezahlt, nicht nur an Ihren Ansprechpartner. Eine kurze, freundliche Nachricht mit Betrag und Fälligkeit hilft zusätzlich.
Häufige Fehler
- Fälligkeit oder Bankverbindung vergessen.
- Rechnungsnummern doppelt vergeben oder überspringen.
- Vage Beschreibungen, die Rückfragen und Verzögerungen auslösen.
- Falscher Kundenname oder falsche Anschrift, besonders bei Konzernen mit mehreren Gesellschaften.
- Die Rechnung erst Wochen nach Abschluss der Arbeit schicken. Stellen Sie sie so früh wie möglich.
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