Cara membuat faktur

Hal-hal pokok

Aturannya berbeda di setiap negara, tetapi hampir semua faktur sebaiknya memuat:

• Kata "Faktur" atau "Invoice" (atau sebutan yang diwajibkan di negara Anda).
• Nama usaha, alamat, dan kontak Anda.
• Nomor pokok wajib pajak atau nomor pajak Anda, jika ada.
• Nama dan alamat klien, serta NPWP-nya untuk transaksi antarbisnis bila diperlukan.
• Nomor faktur yang unik.
• Tanggal faktur dan, bila perlu, tanggal penyerahan barang atau jasa.
• Deskripsi, jumlah, dan harga setiap item.
• Subtotal, tarif dan nominal pajak, serta total yang harus dibayar.
• Jatuh tempo dan cara pembayaran.

Penomoran faktur

Setiap faktur harus punya nomor sendiri, dan nomornya berurutan tanpa celah. Di banyak negara, otoritas pajak mencari nomor yang hilang karena bisa menandakan penjualan yang tidak dicatat. Jika membatalkan faktur, pertahankan nomornya dan terbitkan nota kredit, bukan menghapusnya.

Format sederhana paling baik: nomor berurutan (INV-0001, INV-0002), awalan tahun yang mulai lagi setiap tahun (2026-001), atau kode klien (ACME-014). Pembuat faktur kami otomatis menyarankan nomor berikutnya berdasarkan faktur terakhir yang Anda unduh.

Tanggal dan syarat pembayaran

Tanggal faktur adalah hari Anda menerbitkannya. Jatuh tempo adalah hari Anda mengharapkan pembayaran. Syarat pembayaran menjelaskan jarak di antara keduanya. Yang paling umum:

Selalu tulis tanggal yang jelas selain syaratnya. "Jatuh tempo 14 Maret" lebih sulit disalahartikan daripada "30 hari".

Menulis item

Sebagian besar pertanyaan berasal dari item. Tulis setiap item sehingga orang di luar proyek pun bisa memahaminya.

• Alih-alih "Pekerjaan desain", tulis "Desain halaman beranda, dua kali revisi".
• Untuk pekerjaan per jam, isi jumlah jam sebagai kuantitas dan tarif per jam sebagai harga.
• Tambahkan tanggal atau nomor referensi jika menagih banyak item serupa, seperti tanggal pengiriman atau nomor tiket.
• Bagi pekerjaan besar menjadi tahap agar klien melihat biaya setiap bagian.

Menambahkan pajak

Jika Anda Pengusaha Kena Pajak atau terdaftar untuk pajak serupa, tampilkan tarif dan nominal pajak terpisah dari harga. Sebut pajak sesuai nama di negara Anda; di pembuat faktur kami, klik PPN untuk mengganti labelnya.

Beberapa situasi punya aturan khusus. Di Indonesia, Pengusaha Kena Pajak wajib membuat faktur pajak elektronik melalui sistem DJP, sedangkan ekspor jasa tertentu dapat dikenai tarif 0%. Di negara lain, penjualan ke bisnis di luar negeri bisa memakai mekanisme "reverse charge". Karena aturan ini berbeda di setiap negara, periksa ketentuan otoritas pajak atau tanyakan konsultan pajak.

Menagih klien di luar negeri

Sepakati mata uang sebelum mulai bekerja. Menagih dalam mata uang klien memudahkan mereka, tetapi risiko kurs ada pada Anda. Menagih dalam mata uang Anda sendiri memindahkan risiko itu ke klien.

• Tulis mata uang dengan jelas. "USD" alih-alih "$" mencegah tertukar dengan dolar Kanada atau Australia. Pembuat faktur kami bisa menampilkan kode mata uang.
• Cantumkan data untuk transfer internasional, seperti kode SWIFT dan nomor rekening.
• Sepakati siapa yang menanggung biaya bank dan cantumkan di ketentuan.

Mengirim faktur

Kirim faktur dalam bentuk PDF: tampilannya sama di semua perangkat dan sulit diubah tanpa sengaja. Gunakan subjek email yang jelas, misalnya "Faktur INV-0042 dari Studio Lumen, jatuh tempo 14 Maret", dan kirim ke orang yang membayar, bukan hanya rekan kerja Anda. Pesan singkat yang sopan berisi nominal dan jatuh tempo juga membantu.

Kesalahan yang sering terjadi

• Lupa mencantumkan jatuh tempo atau data pembayaran.
• Memakai nomor faktur ganda atau melompati nomor.
• Deskripsi samar yang memicu pertanyaan dan keterlambatan.
• Nama atau alamat klien salah, terutama di grup dengan beberapa perusahaan.
• Mengirim faktur berminggu-minggu setelah pekerjaan selesai. Kirim secepatnya.