如何开账单

基本要素

各国要求不同，但几乎每张账单都应包括：

• “账单”或“Invoice”字样（或你所在地要求的名称）。
• 你的公司名称、地址和联系方式。
• 你的税号（如有）。
• 客户名称和地址；企业之间交易时，如有需要还应写对方税号。
• 唯一的账单编号。
• 开具日期，必要时写明交货或提供服务的日期。
• 每一项的说明、数量和价格。
• 小计、税率与税额，以及应付总额。
• 付款截止日和付款方式。

账单编号

每张账单都要有自己的编号，编号应连续、不跳号。许多国家的税务机关会关注缺号，因为缺号可能意味着有未入账的销售。如果作废一张账单，请保留它的编号，并开具贷项通知单，而不是直接删除。

简单的格式最好用：连续编号（INV-0001、INV-0002），每年重新开始的年份前缀（2026-001），或客户代码（ACME-014）。我们的生成器会根据你最近下载的账单自动建议下一个编号。

日期和付款条件

账单日期是你开具的那一天，付款截止日是你期望收到款项的日子，付款条件描述两者之间的期限。最常见的有：

除了付款条件，还要写一个具体日期。“3 月 14 日前付款”比“30 天内”更不容易误解。

写好每一个项目

大多数疑问都出在项目上。把每一项写得让不了解这个项目的人也能看懂。

• 不要写“设计工作”，而要写“首页设计，含两轮修改”。
• 按小时计费时，数量填小时数，单价填每小时费用。
• 相似的项目很多时，加上日期或参考编号，例如交货日期或工单号。
• 大型工作拆分成阶段，让客户看清每部分的费用。

添加税费

如果你需要缴纳增值税或类似税种，请把税率和税额与价格分开列出。按你所在地的叫法命名税种；在我们的生成器中，点击“税费”即可修改标签。

有些情况有特殊规定。在中国大陆，增值税发票须通过税务系统开具，本站账单只能作为商业账单或对账单使用；在欧盟，向其他成员国企业销售时可能适用“反向征收”。由于这些规定因地而异，请查阅当地税务机关的说明或咨询会计师。

给海外客户开账单

开工前先商定货币。用客户的货币开账单对客户方便，但汇率风险由你承担；用你自己的货币开账单，风险则转给客户。

• 写清楚货币。用“USD”而不是“$”，可以避免和加元、澳元混淆。我们的生成器可以显示货币代码。
• 写上国际汇款所需信息，例如 SWIFT 代码和账号。
• 商定由谁承担银行手续费，并写进条款。

发送账单

请以 PDF 形式发送账单：在任何设备上显示一致，也不容易被误改。邮件主题写清楚，例如“Studio Lumen 账单 INV-0042，3 月 14 日前付款”，并发给负责付款的人，而不只是和你对接的人。附上一段简短、礼貌、写明金额和截止日的说明也很有帮助。

常见错误

• 忘了写付款截止日或收款信息。
• 账单编号重复或跳号。
• 描述含糊，引来询问和延误。
• 客户名称或地址写错，尤其是旗下有多家公司的集团。
• 工作完成几周后才发账单。请尽早开具。