كيف تنشئ الفواتير

الأساسيات

تختلف المتطلبات بين الدول، لكن كل فاتورة تقريبًا يجب أن تتضمن:

• كلمة «فاتورة» (أو «فاتورة ضريبية» حيث يُشترط ذلك).
• اسم نشاطك التجاري وعنوانه وبيانات التواصل.
• رقم تسجيلك الضريبي إن وُجد.
• اسم العميل وعنوانه، ورقمه الضريبي في المبيعات بين الشركات حيث يُطلب.
• رقم فاتورة فريد.
• تاريخ الإصدار، وتاريخ التوريد أو تقديم الخدمة عند الحاجة.
• وصف كل بند وكميته وسعره.
• المجموع الفرعي، ونسبة الضريبة ومبلغها، والإجمالي المستحق.
• تاريخ الاستحقاق وطريقة الدفع.

ترقيم الفواتير

لكل فاتورة رقمها الخاص، ويجب أن تتسلسل الأرقام دون فجوات. تبحث الجهات الضريبية في دول كثيرة عن الفجوات، لأن الرقم المفقود قد يشير إلى بيع غير مسجّل. إذا ألغيت فاتورة، فاحتفظ برقمها وأصدر إشعارًا دائنًا بدل حذفها.

الصيغ البسيطة أفضل: رقم متسلسل (INV-0001، INV-0002)، أو بادئة بالسنة تبدأ من جديد كل عام (2026-001)، أو رمز للعميل (ACME-014). يقترح مولّدنا الرقم التالي تلقائيًا بناءً على آخر فاتورة نزّلتها.

التواريخ وشروط الدفع

تاريخ الفاتورة هو يوم إصدارها، وتاريخ الاستحقاق هو اليوم الذي تتوقع فيه الدفع، وشروط الدفع تصف المدة بينهما. هذه أكثرها شيوعًا:

اكتب دائمًا تاريخًا محددًا إلى جانب المدة. «يستحق في 14 مارس» أصعب في سوء الفهم من «خلال 30 يومًا».

كتابة البنود

معظم الأسئلة تأتي من البنود. صِف كل بند بحيث يفهمه شخص لم يشارك في المشروع.

• بدل «أعمال تصميم» اكتب «تصميم الصفحة الرئيسية مع جولتين من التعديلات».
• في العمل بالساعة، ضع عدد الساعات في الكمية وأجر الساعة في السعر.
• أضف تواريخ أو أرقامًا مرجعية عند فوترة بنود متشابهة كثيرة، مثل تواريخ التسليم أو أرقام الطلبات.
• قسّم المشاريع الكبيرة إلى مراحل ليرى العميل تكلفة كل جزء.

إضافة الضريبة

إذا كنت مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة مشابهة، فاعرض نسبة الضريبة ومبلغها منفصلين عن السعر. سمِّ الضريبة كما تُسمّى في بلدك؛ في مولّدنا انقر على التسمية لتغييرها.

لبعض الحالات قواعد خاصة، كالبيع لشركة في دولة أخرى، أو السلع والخدمات المعفاة أو الخاضعة لنسبة صفرية. وفي دول مثل السعودية يجب أن تصدر المنشآت المسجلة فواتيرها عبر نظام فوترة إلكترونية معتمد. ولأن هذه القواعد تختلف من بلد لآخر، راجع إرشادات الجهة الضريبية أو استشر محاسبًا.

الفوترة لعملاء في دول أخرى

اتفق على العملة قبل البدء. الفوترة بعملة العميل مريحة له، لكنك تتحمل مخاطر سعر الصرف. والفوترة بعملتك تنقل هذه المخاطر إلى العميل.

• اكتب العملة بوضوح. استخدام «USD» بدل «$» يمنع الخلط مع الدولار الكندي أو الأسترالي. يمكن لمولّدنا عرض رموز العملات.
• أدرج بيانات التحويل الدولي، مثل رقم IBAN ورمز SWIFT/BIC.
• اتفق على من يدفع رسوم البنك، واذكر ذلك في الشروط.

إرسال الفاتورة

أرسل الفواتير بصيغة PDF؛ فهي تظهر بالشكل نفسه على كل جهاز ويصعب تعديلها عن طريق الخطأ. استخدم عنوانًا واضحًا للرسالة مثل «الفاتورة INV-0042 من استوديو لومن، تستحق في 14 مارس»، وأرسلها إلى من يدفع لا إلى من عملت معه فقط. وتساعد رسالة قصيرة لطيفة تذكر المبلغ والموعد.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• نسيان تاريخ الاستحقاق أو بيانات الدفع.
• تكرار أرقام الفواتير أو تخطيها.
• أوصاف مبهمة تسبب أسئلة وتأخيرًا.
• اسم أو عنوان خاطئ للعميل، خصوصًا في المجموعات التي تضم عدة شركات.
• إرسال الفاتورة بعد أسابيع من انتهاء العمل. أصدرها بأسرع ما يمكن.