الحصول على المدفوعات في موعدها

اتفق على الدفع قبل البدء

أسهل مشكلات الدفع حلًا هي التي لا تحدث أصلًا. قبل أي عمل كبير، اتفق كتابيًا على السعر ونطاق العمل وموعد إصدار الفاتورة والمدة المتاحة للدفع. رسالة بريد إلكتروني يرد عليها العميل بـ«موافق» أفضل بكثير من لا شيء.

في المشاريع الكبيرة أو الطويلة اطلب دفعة مقدمة. يطلب كثير من المستقلين 30% إلى 50% مقدمًا، أو يفوترون على مراحل: عند البدء وفي المنتصف وعند التسليم. الدفعة المقدمة تقلل مخاطرك وتُظهر جدية العميل.

سهّل الدفع

كل خطوة إضافية بين العميل والدفع تعني تأخيرًا. أزل أكبر عدد ممكن منها.

• اكتب بيانات الدفع كاملة في كل فاتورة: اسم صاحب الحساب، والبنك، ورقم IBAN، ورمز SWIFT/BIC للمدفوعات الدولية.
• قدّم طرق الدفع التي يفضّلها عملاؤك، مثل التحويل البنكي أو البطاقة أو رابط دفع من مزوّد موثوق.
• اطلب ذكر رقم الفاتورة كمرجع للتحويل لتطابق المدفوعات بسهولة.
• أرسل الفاتورة إلى الشخص المناسب. في الشركات الكبيرة يكون غالبًا قسم الحسابات لا جهة اتصالك اليومية.

اختر شروطًا معقولة

المدد الأقصر تعني عادة دفعًا أسرع. مدة 15 يومًا شائعة لدى المستقلين والأعمال الصغيرة، بينما تشترط الشركات الكبيرة غالبًا 30 يومًا أو أكثر. أيًا كان اختيارك، كن ثابتًا واكتب تاريخ استحقاق فعليًا.

يمكنك تشجيع الدفع المبكر بخصم صغير، مثل 2% عند الدفع خلال 10 أيام. ويمكنك أيضًا ذكر غرامة تأخير في شروطك. تنظّم دول كثيرة غرامات التأخير بالقانون، فتحقق مما ينطبق عليك وعلى عميلك قبل فرضها.

جدول تذكيرات مهذب

تنجح التذكيرات حين تكون لطيفة ومنتظمة ومتوقعة. هذا جدول تستخدمه شركات صغيرة كثيرة:

1. قبل الاستحقاق بثلاثة أيام: ملاحظة قصيرة ودية بأن موعد الفاتورة يقترب.
2. يوم الاستحقاق: تذكير مع إرفاق الفاتورة مجددًا وذكر بيانات الدفع في نص الرسالة.
3. بعد سبعة أيام من التأخير: رسالة أكثر حزمًا تطلب موعدًا للدفع.
4. بعد أربعة عشر يومًا: اتصال أو رسالة إلى الشخص الذي يعتمد المدفوعات.
5. بعد ثلاثين يومًا: خطاب رسمي يذكر المبلغ وأي غرامات والخطوات التالية.

قد يكون التذكير الأول بسيطًا هكذا:

عندما لا يدفع العميل

حافظ على هدوئك واحترافيتك. معظم التأخيرات سببها ضيق السيولة أو إجراءات الاعتماد الداخلية، لا سوء النية. اسأل مباشرة متى يمكنك توقّع الدفع، واعرض التقسيط إن كان يساعد على تحصيل المبلغ كاملًا.

إن لم ينجح ذلك، فهناك خطوات رسمية: خطاب مطالبة نهائي، أو إيقاف الأعمال اللاحقة، أو شركة تحصيل، أو اللجوء إلى القضاء. تختلف الإجراءات والحدود من دولة لأخرى، فراجع المصادر الرسمية في بلدك. احتفظ بالاتفاق والفواتير وجميع التذكيرات، فهي أدلتك.

تابع من دفع

علّم الفواتير كمدفوعة فور وصول المال. قائمة بسيطة برقم الفاتورة والعميل والمبلغ وتاريخ الاستحقاق وتاريخ الدفع تكفي لترى من يدين لك بماذا. تحفظ صفحة فواتيري كل ما تنزّله، ويمكن تصديرها إلى جدول بيانات.