Receber em dia

Combine o pagamento antes de começar

Os problemas de pagamento mais fáceis de resolver são os que nunca acontecem. Antes de qualquer trabalho relevante, combinem por escrito o preço, o que está incluído, quando você vai faturar e o prazo para pagar. Um e-mail ao qual o cliente responde “de acordo” é muito melhor do que nada.

Em projetos grandes ou longos, peça um sinal. Muitos autônomos pedem de 30% a 50% adiantado, ou cobram por etapas: no início, no meio e na entrega. O sinal reduz seu risco e mostra o compromisso do cliente.

Facilite o pagamento

Cada passo a mais entre o cliente e o pagamento gera atraso. Elimine o máximo que puder.

• Coloque os dados de pagamento completos em toda fatura: chave Pix, banco, agência e conta, ou IBAN e SWIFT/BIC para pagamentos internacionais.
• Ofereça as formas de pagamento que seus clientes preferem, como Pix, boleto, cartão ou um link de pagamento confiável.
• Peça que o número da fatura seja usado como identificação do pagamento, para conferir com facilidade.
• Envie a fatura para a pessoa certa. Em empresas maiores, costuma ser o financeiro, não seu contato do dia a dia.

Escolha prazos razoáveis

Prazos mais curtos costumam significar pagamento mais rápido. Quinze dias é comum para autônomos e trabalhos pequenos, enquanto grandes empresas podem exigir 30 dias ou mais. Seja qual for sua escolha, mantenha a consistência e escreva uma data de vencimento real.

Você pode incentivar o pagamento antecipado com um pequeno desconto, como 2% se pago em 10 dias. Também pode prever multa e juros por atraso nas suas condições. Muitos países limitam esses encargos, então verifique o que vale para você e para o cliente antes de cobrar.

Um calendário de lembretes educado

Lembretes funcionam melhor quando são cordiais, regulares e esperados. Este é um calendário usado por muitas pequenas empresas:

1. Três dias antes do vencimento: um aviso curto e simpático de que a fatura vence em breve.
2. No dia do vencimento: um lembrete com a fatura anexada de novo e os dados de pagamento no próprio e-mail.
3. Sete dias de atraso: uma mensagem mais firme pedindo uma data de pagamento.
4. Quatorze dias de atraso: uma ligação ou mensagem para quem aprova os pagamentos.
5. Trinta dias de atraso: uma notificação formal com o valor, os encargos, se houver, e os próximos passos.

Um primeiro lembrete pode ser simples assim:

Quando o cliente não paga

Mantenha a calma e o profissionalismo. A maioria dos atrasos vem de falta de caixa ou de aprovações internas, não de má-fé. Pergunte diretamente quando o pagamento vai acontecer e ofereça um parcelamento se isso ajudar a receber o valor total.

Se não funcionar, há caminhos mais formais: uma notificação final, pausar novos trabalhos, uma empresa de cobrança, o protesto do título ou o Juizado Especial Cível para valores menores. O processo e os limites variam de país para país, então consulte as fontes oficiais. Guarde o combinado, as faturas e todos os lembretes, porque serão suas provas.

Acompanhe quem já pagou

Marque as faturas como pagas assim que o dinheiro entrar. Uma lista simples com número, cliente, valor, vencimento e data do pagamento basta para ver quem deve o quê. Nossa página Minhas faturas guarda tudo o que você baixa, e dá para exportar para uma planilha.