Cobrar a tiempo

Acuerda el pago antes de empezar

Los problemas de cobro más fáciles de resolver son los que nunca llegan a pasar. Antes de empezar un encargo importante, acuerda por escrito el precio, qué incluye, cuándo facturarás y qué plazo tiene el cliente para pagar. Un email al que el cliente responde «de acuerdo» es mucho mejor que nada.

En proyectos grandes o largos, pide un anticipo. Muchos autónomos piden entre un 30 % y un 50 % por adelantado, o facturan por fases: al inicio, a mitad y en la entrega. Los anticipos reducen tu riesgo y demuestran el compromiso del cliente.

Ponlo fácil para pagar

Cada paso extra entre tu cliente y el pago añade retraso. Elimina todos los que puedas.

• Incluye en cada factura los datos de pago completos: titular, banco, IBAN y SWIFT/BIC para pagos internacionales.
• Ofrece los métodos que prefieren tus clientes, como transferencia, tarjeta o un enlace de pago de un proveedor de confianza.
• Pide que usen el número de factura como concepto de la transferencia para identificar los pagos fácilmente.
• Envía la factura a la persona correcta. En empresas grandes suele ser el departamento de administración, no tu contacto habitual.

Elige plazos razonables

Plazos más cortos suelen traducirse en cobros más rápidos. Quince días es habitual para autónomos y trabajos pequeños, mientras que las grandes empresas pueden exigir 30 días o más. Elijas lo que elijas, sé constante y pon una fecha concreta en la factura.

Puedes animar al pronto pago con un pequeño descuento, por ejemplo un 2 % si pagan en 10 días. También puedes indicar intereses de demora en tus condiciones. Muchos países regulan los plazos máximos de pago y los intereses de demora, así que comprueba qué se aplica en tu caso antes de reclamarlos.

Un calendario de recordatorios amable

Los recordatorios funcionan mejor si son cordiales, regulares y previsibles. Este es un calendario que usan muchas pequeñas empresas:

1. Tres días antes del vencimiento: un aviso breve y amable de que la factura vence pronto.
2. El día del vencimiento: un recordatorio con la factura adjunta y los datos de pago en el propio email.
3. A los siete días: un mensaje más firme pidiendo una fecha de pago.
4. A los catorce días: una llamada o un mensaje a quien autoriza los pagos.
5. A los treinta días: una carta formal con el importe, los intereses de demora si los hay y los siguientes pasos que darás.

Un primer recordatorio puede ser tan sencillo como este:

Cuando un cliente no paga

Mantén la calma y la profesionalidad. La mayoría de los impagos se deben a problemas de liquidez o a retrasos internos de aprobación, no a mala fe. Pregunta directamente cuándo puedes esperar el pago y ofrece un pago fraccionado si eso ayuda a cobrar el total.

Si no funciona, tienes opciones más formales: un requerimiento de pago final, pausar los trabajos pendientes, una empresa de recobro o un procedimiento judicial para pequeñas cantidades, como el monitorio en España. El proceso y los límites cambian según el país, así que consulta la información oficial del tuyo. Guarda tu acuerdo, las facturas y todos los recordatorios, porque serán tus pruebas.

Lleva el control de quién ha pagado

Marca las facturas como pagadas en cuanto llegue el dinero. Una lista sencilla con número de factura, cliente, importe, vencimiento y fecha de cobro basta para ver de un vistazo quién te debe qué. Nuestra página Mis facturas guarda todo lo que descargas, y puedes exportarlo a una hoja de cálculo.