Thống nhất thanh toán trước khi bắt đầu
Vấn đề thanh toán dễ giải quyết nhất là vấn đề không bao giờ xảy ra. Trước mọi công việc lớn, hãy thống nhất bằng văn bản về giá, phạm vi, thời điểm lập hóa đơn và thời hạn khách phải trả. Một email được khách trả lời "đồng ý" tốt hơn nhiều so với không có gì.
Với dự án lớn hoặc dài, hãy yêu cầu đặt cọc. Nhiều người làm tự do thu trước 30–50%, hoặc lập hóa đơn theo giai đoạn: khi bắt đầu, giữa chừng và khi bàn giao. Đặt cọc giảm rủi ro cho bạn và cho thấy khách hàng nghiêm túc.
Giúp khách trả tiền dễ dàng
Mỗi bước thừa giữa khách hàng và việc thanh toán đều làm chậm trễ. Hãy bỏ bớt càng nhiều càng tốt.
- Ghi đầy đủ thông tin thanh toán trên mỗi hóa đơn: chủ tài khoản, ngân hàng, số tài khoản, và mã SWIFT cho thanh toán quốc tế.
- Cung cấp phương thức khách hàng thích, như chuyển khoản, mã QR, thẻ hoặc liên kết thanh toán từ đơn vị uy tín.
- Đề nghị khách ghi số hóa đơn trong nội dung chuyển khoản để dễ đối chiếu.
- Gửi hóa đơn đúng người. Ở công ty lớn, đó thường là phòng kế toán chứ không phải người liên hệ hằng ngày.
Chọn điều khoản hợp lý
Thời hạn ngắn thường đồng nghĩa trả tiền nhanh hơn. 15 ngày là phổ biến với người làm tự do và việc nhỏ, còn công ty lớn thường đòi 30 ngày trở lên. Dù chọn gì, hãy nhất quán và ghi một hạn thanh toán cụ thể.
Bạn có thể khuyến khích trả sớm bằng một khoản chiết khấu nhỏ, ví dụ 2% nếu trả trong 10 ngày. Bạn cũng có thể ghi lãi chậm trả trong điều khoản. Nhiều nước có quy định về lãi chậm trả, vì vậy hãy kiểm tra điều áp dụng cho bạn và khách trước khi tính.
Lịch nhắc nợ lịch sự
Nhắc nợ hiệu quả nhất khi thân thiện, đều đặn và có thể đoán trước. Đây là lịch nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng:
- Ba ngày trước hạn: một tin nhắn ngắn, thân thiện rằng hóa đơn sắp đến hạn.
- Đúng ngày đến hạn: lời nhắc kèm hóa đơn đính kèm lại và thông tin thanh toán ngay trong email.
- Quá hạn bảy ngày: tin nhắn rõ ràng hơn, đề nghị cho biết ngày thanh toán.
- Quá hạn mười bốn ngày: gọi điện hoặc nhắn cho người duyệt thanh toán.
- Quá hạn ba mươi ngày: thư chính thức nêu số tiền, lãi chậm trả nếu có và các bước tiếp theo.
Lời nhắc đầu tiên có thể đơn giản như sau:
Chào chị Lan, em xin nhắc nhẹ hóa đơn INV-0042 số tiền 24.800.000 đồng đến hạn vào thứ Sáu, 14/3. Em gửi lại hóa đơn đính kèm cho tiện; thông tin tài khoản có trên hóa đơn. Cảm ơn chị nhiều!
Khi khách hàng không trả
Hãy bình tĩnh và chuyên nghiệp. Phần lớn nợ quá hạn là do khó khăn dòng tiền hoặc quy trình duyệt nội bộ, không phải cố ý. Hỏi thẳng khi nào bạn có thể nhận tiền, và đề xuất trả góp nếu điều đó giúp thu đủ số tiền.
Nếu không được, có những cách chính thức hơn: thư yêu cầu thanh toán lần cuối, tạm dừng các công việc tiếp theo, dịch vụ thu hồi nợ hoặc khởi kiện. Thủ tục và giới hạn khác nhau giữa các nước, hãy xem thông tin chính thức. Giữ lại thỏa thuận, hóa đơn và mọi lời nhắc vì đó là bằng chứng của bạn.
Theo dõi ai đã trả
Đánh dấu hóa đơn đã thanh toán ngay khi tiền về. Một danh sách đơn giản gồm số hóa đơn, khách hàng, số tiền, hạn và ngày nhận tiền là đủ để biết ai còn nợ bao nhiêu. Trang Hóa đơn của tôi lưu mọi hóa đơn bạn tải và có thể xuất ra bảng tính.
Sẵn sàng áp dụng? Tạo hóa đơn miễn phí chỉ trong vài phút.