Chọn cách tính giá
Không có một cách định giá duy nhất đúng. Phần lớn doanh nghiệp dùng một trong bốn mô hình sau, hoặc kết hợp:
| Mô hình | Phù hợp với | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Theo giờ hoặc theo ngày | Việc khó ước lượng khối lượng | Khách có thể thắc mắc số giờ: hãy ghi chép thời gian đơn giản. |
| Trọn gói theo dự án | Việc có phạm vi rõ ràng | Phạm vi phình to: ghi rõ những gì được bao gồm. |
| Phí cố định hằng tháng | Hỗ trợ liên tục mỗi tháng | Thống nhất xử lý số giờ chưa dùng. |
| Theo đơn vị | Sản phẩm, bài viết, bản dịch, đơn giao hàng | Xác định thế nào là một đơn vị. |
Từ báo giá đến hóa đơn
Nếu bạn đã gửi báo giá trước, hóa đơn phải khớp: cùng mô tả và giá, ghi số báo giá trong phần ghi chú. Nếu hóa đơn cuối khác, hãy giải thích ngay trên hóa đơn, ví dụ "Hai trang bổ sung theo yêu cầu ngày 3/3". Công cụ của chúng tôi cũng tạo được báo giá: đổi tiêu đề thành Báo giá, rồi đổi lại Hóa đơn khi xong việc.
Việc phát sinh
Khách thường xin "sửa một chút" mà hóa ra mất cả ngày. Hãy thống nhất phần phát sinh trước khi làm, dù chỉ bằng một email một dòng: "Em thêm trang đặt lịch được ạ. Chi phí thêm 3.000.000 đồng, em làm luôn nhé?" Sau đó ghi thành dòng riêng trên hóa đơn để giá gốc vẫn rõ ràng.
Đặt cọc và lập hóa đơn theo giai đoạn
Với việc lớn, hãy lập hóa đơn theo giai đoạn. Hóa đơn đặt cọc gửi trước khi bắt đầu, hóa đơn từng đợt ở các mốc đã thỏa thuận, và hóa đơn cuối khi bàn giao. Mỗi hóa đơn có số riêng. Ở hóa đơn cuối, chỉ ghi phần việc còn lại, hoặc ghi toàn bộ dự án kèm các khoản đã trả ở dòng Đã thanh toán, để khách thấy bức tranh đầy đủ.
Khách hàng định kỳ
Với công việc hằng tháng, gửi hóa đơn vào cùng một ngày mỗi tháng. Khách sẽ quen và thu nhập của bạn dễ dự đoán hơn. Lưu thông tin làm mẫu trong công cụ của chúng tôi và nhân bản hóa đơn tháng trước từ Hóa đơn của tôi. Số và ngày tự cập nhật, bạn chỉ sửa phần mới.
Khách hàng nước ngoài
- Thống nhất loại tiền từ trước và ghi kèm mã (VND, USD, EUR) trên hóa đơn.
- Viết ngày tháng không gây nhầm lẫn. 03/04 là ngày 3 tháng 4 ở hầu hết thế giới nhưng là 4 tháng 3 ở Mỹ. "3 thg 4, 2026" thì rõ ràng ở mọi nơi.
- Kiểm tra xem bán ra nước ngoài có phải chịu thuế không. Dịch vụ cho doanh nghiệp nước ngoài thường ngoài phạm vi thuế trong nước, nhưng quy định khác nhau.
- Cân nhắc lập hóa đơn bằng ngôn ngữ của khách. Công cụ của chúng tôi hỗ trợ 20 ngôn ngữ.
Tranh chấp và giấy báo có
Nếu khách phản đối hóa đơn, hãy trả lời nhanh và hỏi chính xác họ không đồng ý phần nào. Thường chỉ một dòng có vấn đề, và khách có thể trả phần còn lại trong lúc hai bên giải quyết.
Nếu cần giảm hoặc hủy hóa đơn đã gửi, đừng sửa hay xóa bản gốc. Hãy lập giấy báo có: một chứng từ có số riêng, tham chiếu hóa đơn gốc và ghi số tiền được giảm. Sổ sách của bạn vẫn đầy đủ, điều quan trọng với cơ quan thuế. Bạn có thể tạo tại đây bằng cách đổi tiêu đề thành Giấy báo có.
Sẵn sàng áp dụng? Tạo hóa đơn miễn phí chỉ trong vài phút.