ग्राहकों को बिलिंग

दाम तय करने का तरीका

काम का दाम तय करने का कोई एक सही तरीका नहीं है। ज़्यादातर व्यवसाय इन चार में से एक, या इनका मेल अपनाते हैं:

कोटेशन से इनवॉइस तक

अगर आपने पहले कोटेशन भेजा था, तो इनवॉइस उससे मेल खाना चाहिए: वही विवरण और दाम, और नोट में कोटेशन नंबर। अगर अंतिम इनवॉइस अलग है, तो वजह इनवॉइस पर ही लिखें, जैसे "3 मार्च को माँगे गए दो अतिरिक्त पेज"। हमारा जनरेटर कोटेशन भी बनाता है: शीर्षक को कोटेशन करें और काम पूरा होने पर फिर इनवॉइस कर दें।

अतिरिक्त काम

ग्राहक अक्सर "छोटा-सा बदलाव" माँगते हैं जो पूरे दिन का काम बन जाता है। अतिरिक्त काम करने से पहले तय करें, चाहे एक लाइन के ईमेल से: "बुकिंग पेज जोड़ देता हूँ। इसका ₹8,000 अलग लगेगा, शुरू करूँ?" फिर इसे इनवॉइस में अलग लाइन में लिखें, ताकि मूल दाम साफ़ रहे।

एडवांस और चरणों में बिलिंग

बड़े काम के लिए चरणों में इनवॉइस भेजें। एडवांस इनवॉइस शुरुआत से पहले, बीच के इनवॉइस तय पड़ावों पर, और अंतिम इनवॉइस डिलीवरी पर। हर एक का अपना नंबर होता है। अंतिम इनवॉइस में या तो सिर्फ़ बचा काम लिखें, या पूरा प्रोजेक्ट लिखकर पिछले भुगतान "भुगतान हो चुका" लाइन में दिखाएँ, ताकि ग्राहक पूरी तस्वीर देख सके।

नियमित ग्राहक

मासिक काम के लिए हर महीने एक ही दिन इनवॉइस भेजें। ग्राहक इसके आदी हो जाते हैं और आपकी आमदनी ज़्यादा नियमित हो जाती है। अपनी जानकारी हमारे जनरेटर में टेम्पलेट के रूप में सेव करें और पिछले महीने का इनवॉइस मेरे इनवॉइस से डुप्लिकेट करें। नंबर और तारीख अपने-आप बदल जाते हैं, आप सिर्फ़ नई चीज़ें बदलते हैं।

विदेशी ग्राहक

• करेंसी पहले से तय करें और इनवॉइस पर उसका कोड लिखें (INR, USD, EUR)।
• तारीखें ऐसे लिखें कि गलत न समझी जाएँ। 03/04 ज़्यादातर दुनिया में 3 अप्रैल है, पर अमेरिका में 4 मार्च। "3 अप्रैल 2026" हर जगह साफ़ है।
• जाँचें कि विदेशी बिक्री पर टैक्स लगेगा या नहीं। विदेशी कंपनियों को सेवाएँ अक्सर स्थानीय टैक्स से बाहर होती हैं, पर नियम अलग-अलग होते हैं।
• ग्राहक की भाषा में इनवॉइस बनाने पर विचार करें। हमारा जनरेटर 20 भाषाओं में काम करता है।

विवाद और क्रेडिट नोट

अगर ग्राहक किसी इनवॉइस पर आपत्ति करे, तो जल्दी जवाब दें और पूछें कि ठीक-ठीक किस हिस्से से असहमति है। अक्सर एक ही लाइन पर विवाद होता है, और ग्राहक बाकी राशि चुका सकता है जब तक आप मामला सुलझाते हैं।

अगर भेजे गए इनवॉइस को घटाना या रद्द करना हो, तो मूल इनवॉइस न बदलें, न मिटाएँ। क्रेडिट नोट जारी करें: अपने नंबर वाला दस्तावेज़ जो मूल इनवॉइस का हवाला देता है और घटाई गई राशि दिखाता है। आपका रिकॉर्ड पूरा रहता है, जो टैक्स विभाग के लिए ज़रूरी है। यहाँ शीर्षक को "क्रेडिट नोट" करके इसे बना सकते हैं।