काम से पहले भुगतान तय करें
भुगतान की सबसे आसान समस्याएँ वे हैं जो कभी होती ही नहीं। किसी बड़े काम से पहले लिखित में तय करें: दाम क्या है, इसमें क्या शामिल है, आप इनवॉइस कब भेजेंगे और ग्राहक के पास भुगतान के लिए कितना समय है। एक ईमेल, जिसका ग्राहक ने "ठीक है" जवाब दिया हो, कुछ न होने से कहीं बेहतर है।
बड़े या लंबे प्रोजेक्ट में एडवांस माँगें। कई फ्रीलांसर 30% से 50% पहले लेते हैं, या चरणों में बिल भेजते हैं: शुरुआत में, बीच में और डिलीवरी पर। एडवांस आपका जोखिम कम करता है और ग्राहक की गंभीरता दिखाता है।
भुगतान आसान बनाएँ
ग्राहक और भुगतान के बीच हर अतिरिक्त कदम देरी बढ़ाता है। जितने हो सकें, हटाएँ।
- हर इनवॉइस पर पूरी भुगतान जानकारी दें: खाताधारक का नाम, बैंक, खाता संख्या, IFSC, UPI ID, और विदेशी भुगतान के लिए SWIFT कोड।
- वे तरीके दें जो आपके ग्राहकों को पसंद हैं, जैसे UPI, बैंक ट्रांसफ़र, कार्ड या भरोसेमंद प्रदाता का पेमेंट लिंक।
- भुगतान के रेफ़रेंस में इनवॉइस नंबर लिखने को कहें, ताकि भुगतान आसानी से मिलाए जा सकें।
- इनवॉइस सही व्यक्ति को भेजें। बड़ी कंपनियों में यह अक्सर अकाउंट्स विभाग होता है, आपका रोज़ का संपर्क नहीं।
सही भुगतान शर्तें चुनें
छोटी अवधि का मतलब आमतौर पर जल्दी भुगतान होता है। फ्रीलांसरों और छोटे कामों के लिए 15 दिन आम है, जबकि बड़ी कंपनियाँ अक्सर 30 दिन या उससे ज़्यादा चाहती हैं। जो भी चुनें, उस पर टिके रहें और इनवॉइस पर पक्की देय तिथि लिखें।
जल्दी भुगतान के लिए छोटी छूट दे सकते हैं, जैसे 10 दिन में भुगतान पर 2%। अपनी शर्तों में देर से भुगतान पर ब्याज भी लिख सकते हैं। कई देश इसके लिए क़ानूनी नियम रखते हैं; भारत में, उदाहरण के लिए, MSME के रूप में पंजीकृत सप्लायर को विलंबित भुगतान पर सुरक्षा मिलती है। लागू करने से पहले अपने और ग्राहक के नियम जाँचें।
विनम्र रिमाइंडर का क्रम
रिमाइंडर तब सबसे अच्छे काम करते हैं जब वे दोस्ताना, नियमित और अपेक्षित हों। कई छोटे व्यवसाय यह क्रम अपनाते हैं:
- देय तिथि से तीन दिन पहले: छोटा, दोस्ताना संदेश कि इनवॉइस जल्द देय है।
- देय तिथि पर: इनवॉइस फिर से अटैच करके और भुगतान जानकारी ईमेल में लिखकर रिमाइंडर।
- सात दिन देर होने पर: थोड़ा दृढ़ संदेश, जिसमें भुगतान की तारीख पूछी जाए।
- चौदह दिन देर होने पर: भुगतान मंज़ूर करने वाले व्यक्ति को फ़ोन या संदेश।
- तीस दिन देर होने पर: औपचारिक पत्र, जिसमें राशि, कोई ब्याज और आगे के कदम लिखे हों।
पहला रिमाइंडर इतना आसान हो सकता है:
नमस्ते प्रिया जी, बस याद दिलाना था कि ₹1,24,000 का इनवॉइस INV-0042 शुक्रवार, 14 मार्च तक देय है। सुविधा के लिए इसे फिर से अटैच कर रहा हूँ; बैंक और UPI विवरण इनवॉइस पर हैं। बहुत धन्यवाद!
जब ग्राहक भुगतान न करे
शांत और प्रोफ़ेशनल रहें। ज़्यादातर बकाया नकदी की तंगी या अंदरूनी मंज़ूरी की वजह से होते हैं, बुरी नीयत से नहीं। सीधे पूछें कि भुगतान कब तक होगा, और अगर इससे पूरी राशि मिलने में मदद हो तो किस्तों का प्रस्ताव दें।
अगर इससे काम न बने, तो औपचारिक रास्ते हैं: अंतिम मांग पत्र, आगे का काम रोकना, रिकवरी एजेंसी, या क़ानूनी कार्रवाई। भारत में MSME सप्लायर MSME Samadhaan पोर्टल पर भी शिकायत कर सकते हैं। प्रक्रिया और सीमाएँ हर देश में अलग हैं, इसलिए आधिकारिक जानकारी देखें। अपना समझौता, इनवॉइस और सारे रिमाइंडर सँभालकर रखें, यही आपके सबूत हैं।
किसने भुगतान किया, इसका हिसाब रखें
पैसा आते ही इनवॉइस को भुगतान हुआ मार्क करें। इनवॉइस नंबर, ग्राहक, राशि, देय तिथि और भुगतान की तारीख वाली एक आसान सूची से एक नज़र में पता चल जाता है कि किस पर कितना बकाया है। हमारा मेरे इनवॉइस पेज आपके हर डाउनलोड की सूची रखता है, और उसे स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट किया जा सकता है।
अब आज़माने के लिए तैयार हैं? कुछ ही मिनटों में मुफ़्त इनवॉइस बनाएँ।