Être payé à temps

Convenir du paiement avant de commencer

Les problèmes de paiement les plus faciles à régler sont ceux qui n’arrivent jamais. Avant toute mission importante, mettez-vous d’accord par écrit sur le prix, ce qui est inclus, le moment de la facturation et le délai de paiement. Un e-mail auquel le client répond « d’accord » vaut bien mieux que rien.

Pour les projets importants ou longs, demandez un acompte. Beaucoup d’indépendants demandent 30 à 50 % à la commande, ou facturent par étapes : au démarrage, à mi-parcours et à la livraison. L’acompte réduit votre risque et montre l’engagement du client.

Faciliter le paiement

Chaque étape supplémentaire entre votre client et le paiement ajoute du retard. Supprimez-en le plus possible.

• Indiquez sur chaque facture les coordonnées bancaires complètes : titulaire, banque, IBAN et SWIFT/BIC pour les paiements internationaux.
• Proposez les moyens de paiement que vos clients préfèrent : virement, carte ou lien de paiement d’un prestataire de confiance.
• Demandez d’utiliser le numéro de facture comme référence du virement, pour rapprocher facilement les paiements.
• Envoyez la facture à la bonne personne. Dans les grandes entreprises, c’est souvent le service comptable, pas votre contact habituel.

Choisir des délais raisonnables

Des délais courts signifient généralement un paiement plus rapide. Quinze jours est courant pour les indépendants et les petites missions, tandis que les grandes entreprises imposent souvent 30 jours ou plus. Quel que soit votre choix, restez constant et écrivez une vraie date d’échéance.

Vous pouvez encourager le paiement anticipé par un petit escompte, par exemple 2 % sous 10 jours. Vous pouvez aussi prévoir des pénalités de retard dans vos conditions. Dans de nombreux pays, la loi encadre ces pénalités ; en France, elles doivent figurer sur la facture, avec l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement entre professionnels. Vérifiez ce qui s’applique à vous et à votre client.

Un calendrier de relances courtois

Les relances fonctionnent mieux quand elles sont cordiales, régulières et prévisibles. Voici un calendrier utilisé par beaucoup de petites entreprises :

1. Trois jours avant l’échéance : un petit rappel aimable que la facture arrive à échéance.
2. Le jour de l’échéance : une relance avec la facture jointe et les coordonnées bancaires dans l’e-mail.
3. Sept jours de retard : un message plus ferme demandant une date de paiement.
4. Quatorze jours de retard : un appel ou un message à la personne qui valide les paiements.
5. Trente jours de retard : une mise en demeure indiquant le montant, les pénalités éventuelles et les suites que vous comptez donner.

Une première relance peut être aussi simple que celle-ci :

Quand un client ne paie pas

Restez calme et professionnel. La plupart des retards s’expliquent par des difficultés de trésorerie ou des circuits de validation, pas par de la mauvaise foi. Demandez clairement quand le paiement interviendra et proposez un échéancier si cela aide le client à tout régler.

Si cela ne suffit pas, il existe des recours plus formels : une mise en demeure, la suspension des travaux en cours, une société de recouvrement ou une procédure judiciaire simplifiée, comme l’injonction de payer en France. La démarche et les plafonds varient selon les pays : consultez les informations officielles du vôtre. Gardez votre accord, vos factures et toutes vos relances, ce seront vos preuves.

Suivre qui a payé

Marquez les factures comme payées dès réception de l’argent. Une simple liste avec numéro, client, montant, échéance et date de paiement suffit pour voir d’un coup d’œil qui vous doit quoi. Notre page Mes factures garde la liste de tout ce que vous téléchargez, exportable vers un tableur.