Vận hành công việc kinh doanh

Lưu trữ cẩn thận

Giữ bản sao mọi hóa đơn bạn gửi và mọi chứng từ chi phí kinh doanh. Hầu hết các nước yêu cầu lưu chứng từ kế toán nhiều năm, thường từ năm đến mười năm; hãy kiểm tra thời hạn áp dụng cho bạn.

Một hệ thống đơn giản là đủ: mỗi năm một thư mục, bên trong có thư mục con cho hóa đơn và chi phí, cùng tên tệp thống nhất như 2026-03-14 INV-0042 Acme.pdf. Sao lưu thư mục ở một nơi thứ hai, như lưu trữ đám mây hoặc ổ cứng ngoài.

Theo dõi dòng tiền

Lợi nhuận là số bạn kiếm được. Dòng tiền là thời điểm tiền thực sự về. Một doanh nghiệp có lãi vẫn có thể khó trả các khoản chi nếu khách trả chậm. Để tiền luôn chảy đều:

• Lập hóa đơn ngay khi bàn giao, đừng đợi cuối tháng.
• Yêu cầu đặt cọc với việc lớn.
• Nhắc các hóa đơn quá hạn sớm và lịch sự.
• Giữ một khoản dự phòng nhỏ, lý tưởng là đủ vài tháng chi phí thiết yếu.

Tách tiền kinh doanh và tiền cá nhân

Mở một tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh, kể cả khi bạn làm một mình. Mọi khoản thanh toán hóa đơn vào đó, mọi chi phí kinh doanh ra từ đó, còn chi tiêu cá nhân để riêng. Sổ sách đơn giản hơn nhiều và bạn nhìn qua là biết tình hình thật của công việc.

Để dành tiền đóng thuế

Khi tiền về, một phần thường là của nhà nước. Hãy chuyển một tỷ lệ cố định của mỗi khoản thu vào tài khoản tiết kiệm riêng ngay khi nhận, để thuế không bao giờ làm bạn bất ngờ. Nếu bạn thu thuế GTGT, hãy để dành toàn bộ số thuế đó, vì bạn thu thay nhà nước. Kế toán có thể cho bạn biết tỷ lệ phù hợp.

Khi nào nên chuyển sang công cụ khác

Công cụ tạo hóa đơn miễn phí rất phù hợp khi số lượng hóa đơn vừa phải. Hãy cân nhắc phần mềm kế toán khi bạn lập nhiều hóa đơn mỗi tháng, muốn theo dõi thanh toán tự động, có nhân viên hoặc phải kê khai chi tiết. Lưu ý rằng ở Việt Nam, hóa đơn GTGT phải được lập bằng phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Kế toán có thể gợi ý hệ thống phù hợp.

Một thói quen hằng tháng đơn giản

Ba mươi phút mỗi tháng đủ để mọi thứ trong tầm kiểm soát:

1. Gửi những hóa đơn chưa gửi.
2. Kiểm tra hóa đơn quá hạn và gửi lời nhắc.
3. Đối chiếu tiền về tài khoản với hóa đơn và đánh dấu đã thanh toán.
4. Lưu trữ chứng từ chi phí.
5. Chuyển tiền vào tài khoản tiết kiệm thuế.
6. Sao lưu thư mục hóa đơn và chi phí.