Bewaar alles goed
Bewaar een kopie van elke factuur die je verstuurt en van elk bonnetje voor zakelijke kosten. De meeste landen eisen dat je je administratie meerdere jaren bewaart, vaak vijf tot tien; in Nederland is dat zeven jaar. Controleer welke termijn voor jou geldt.
Een eenvoudig systeem volstaat: een map per jaar, met submappen voor facturen en kosten, en vaste bestandsnamen zoals 2026-03-14 F-0042 Acme.pdf. Maak een back-up op een tweede plek, zoals in de cloud of op een externe schijf.
Onze generator bewaart voor het gemak een lijst van je facturen in de browser. Dat is geen back-up: als je je browsergegevens wist, is hij weg. Bewaar dus altijd de pdf’s die je downloadt.
Houd je cashflow in de gaten
Winst is wat je verdient. Cashflow is wanneer het geld echt binnenkomt. Een bedrijf kan winstgevend zijn en toch moeite hebben om zijn rekeningen te betalen als klanten laat betalen. Zo blijft het geld stromen:
- Factureer direct na levering, niet pas aan het eind van de maand.
- Vraag aanbetalingen bij grote opdrachten.
- Volg te late facturen snel en vriendelijk op.
- Houd een kleine buffer aan, het liefst een paar maanden aan vaste lasten.
Houd zakelijk en privé gescheiden
Open een aparte zakelijke rekening, ook als eenmanszaak. Alle factuurbetalingen komen daarop binnen, alle zakelijke kosten gaan eraf, en privé-uitgaven blijven ergens anders. De boekhouding wordt veel eenvoudiger en je ziet in één oogopslag hoe je bedrijf er echt voor staat.
Zet geld opzij voor belasting
Als er een betaling binnenkomt, is een deel daarvan meestal voor de Belastingdienst. Zet bij elke ontvangst meteen een vast percentage op een aparte spaarrekening, zodat de aanslag nooit als verrassing komt. Reken je btw, zet dan het volledige btw-bedrag opzij, want dat int je namens de overheid. Je boekhouder kan je het juiste percentage geven.
Wanneer je overstapt op andere tools
Een gratis factuurgenerator is ideaal als je een beperkt aantal facturen verstuurt. Overweeg boekhoudsoftware als je veel facturen per maand maakt, betalingen automatisch wilt bijhouden, personeel hebt of uitgebreide aangiftes moet doen. Een boekhouder kan een systeem aanraden dat bij jou en je land past.
Een eenvoudige maandroutine
Dertig minuten per maand houdt alles onder controle:
- Verstuur facturen die nog niet de deur uit zijn.
- Kijk welke facturen te laat zijn en stuur herinneringen.
- Koppel betalingen op je rekening aan facturen en markeer ze als betaald.
- Archiveer je bonnetjes voor kosten.
- Zet geld op je belastingspaarrekening.
- Maak een back-up van je mappen met facturen en kosten.
Klaar om het toe te passen? Maak gratis een factuur in een paar minuten.